Blog

Fase 2 – A la firma del contrato

Desde Europreven queremos presentarte unos partamos de base para una prevención efectiva y con ello la reducción de la accidentabilidad de la empresa, cuanta mayor implicación y dedicación por parte de todos, cuanto más trabajemos en equipo el cuerpo directivo, comité de seguridad (si lo hubiese), responsable de prevención, técnicos y médicos del S.P.A, mandos intermedios y trabajadores, más y mejores resultados obtendremos.
Situación: También motivado por la crisis (quiero pensar) hay S.P.A. que ofrecen precios de derribo pues precisan facturar como sea antes de verse evocados al abismo, esto a sabiendas de que no darán el servicio y si lo prestan no a lo que se supondría que tendrían que darle a precio de mercado (que está dependiendo de la zonas entre 45€/h y 55€/h), o conforme a las necesidades de la empresa Cliente y el marco normativo, jugando con una serie de triquiñuelas que ahora procederé a explicarle.

Afectación: Esto puede afectar a su empresa en menos servicio, y derivado de este déficit de prestación puede incurrir en incumplimiento normativo, suponiéndole a usted multas y sanciones por parte de la inspección de trabajo.

 

1. No especificar en el contrato las horas de dedicación.
La mayoría de S.P.A no especifican las horas de dedicación en su contrato y por tanto pueden escatimar horas de servicio, no pudiendo exigirles mayor presencia al no estar acotado este parámetro en el contrato.
Recuerde: Nº Horas =Importe total disciplinas Técnicas / aprox 50€.

2. No especificar en el contrato del total de la horas de dedicación, cuántas se efectuarán en la empresa cliente y cómo éstas se distribuirán (nº de visitas/año y el nº de horas visita).

Para tener un buen servicio cuantas más horas de dedicación efectúe el técnico en su empresa mucho mejor, pues más conocerá la empresa y a sus trabajadores, más integrado estará en ella y más opción de consulta tendrá usted.

Ya hemos comentado que la mayoría de S.P.A no especifican las horas de dedicación en su contrato, pero de entre los que lo hacen, muchos no determinan nº de visitas y cuanto tiempo dedicarán en cada visita y por tanto con frecuencia vienen sin llamar, por que han optimizado su ruta, se están un rato y se van a ver a otro cliente.

Por un lado es difícil controlar el tiempo efectivo trabajado y el ir a salto de mata no le beneficia en nada a usted, pues el índice de ineficiencias es altísimo.

3. No se anexa al contrato el calendario de visitas cerrado. ¿Cuándo vendrán a visitarme?

Para una prestación eficiente y con ello la consecución de resultados, cuanto más planificada sea ésta mucho mejor.

Ej. Una empresa que paga 2.100€ de disciplinas técnicas, supondría 42h de prestación, imaginémonos que se ha pactado que de esas 40h el 70% de esas se efectuarán en casa del cliente es decir 29,5h y en sesiones de 5h. Por tanto serían 6 sesiones.

Si queremos que nos cundan las horas el servicio debería estar planificado a razón de por Ej:

Visita bimensual el primer lunes de casa mes Impar de 8 a 14h

Evidentemente que se podrá cambiar si hay una causa relevante sobrevenida, pero para la eficiencia del proyecto la experiencia nos dice que contra más planificado esté mucho mejor. De lo contrario se cae en una improvisación contante, llegando a tener en algunos casos que reclamar el servicio.

4. No se cierra en contrato una “seudo” Auditoría de situación antes de iniciar el servicio.


 
Frecuentemente al cambiar de S.P.A , el entrante da por mala toda la documentación del anterior técnico y vuelve a iniciar toda la documentación de nuevo cuando a lo mejor lo hecho está bien y en cambio hay alguna cosa en el tintero más acuciante que no podrá ser abordada hasta otro momento.

Lo principal para conseguir eficiencia en los resultados, y así no incurrir en pérdidas de tiempo duplicidades y otras ineficiencias es solicitar al SPA entrante que efectúe una “seudo” auditoría de situación para ver las carencias que tenemos y en base a estas construir el plan de trabajo.

5. No se cierran en contrato los tiempos de entrega de informes y documentación.

Es frecuente que tras la visita del técnico quede pendiente documentación e informes a entregar ya sea porque no le ha dado tiempo a terminarlos ya sea por que ha efectuado una toma de datos para su posterior confección.

Pero ya sea en un caso u en el otro lo que no puede ser es que los tengamos que perseguir al técnico, reclamándole en varias ocasiones la entrega de los mismos. Pues esté saturado de trabajo por sobre carga de empresas y al amparo de cientos de buenas razones nos irá dilatando la entrega.

“Es conveniente pactar un tiempo máximo de entrega en contrato y en caso de incumplimiento unas compensaciones derivadas del mismo.”

Esto prácticamente no lo exige la mayoría de empresas clientes, pero es muy efectivo pues imprimirá seriedad a relación contractual y obligará al técnico del SPA a planificar su trabajo y organizar su gestión del tiempo para no perjudicarnos y asegurándonos disponer de los informes en tiempo y forma.

6. No solicitar un técnico experto en su sector de actividad

Si usted paga por un servicio bien hecho, no consienta que le manden un técnico que no sea experto y por tanto que le justifiquen su experiencia en su sector de actividad (CV y/o entrevista previa) y si no le acaba de convencer solicite cambio de técnico.

Es de conducta generalizada en la mayoría de S.P.A asignar a las empresas clientes técnicos generalistas, en el mejor de los casos muy voluntariosos pero asesoran a empresas de cualquier tipo, no conocen bien equipos, instalaciones, metodologías de trabajo, etc. Digamos que difícilmente pueden asesorarte bien en algo que desconocen, o al menos no conocen mejor que tú. Eso se traduce en que le pueden poner la empresa “patas arriba” efectuando cambios que adolezcan de rigor con el coste y la ineficiencia que eso suponga, con evaluaciones de riesgos mal hechas o poco precisas, derivado de ello protocolos médicos mal aplicados, formaciones inadecuadas, no nos cundirán las horas contratadas pues no cabe decir que el nivel de resolución de un experto no será el mismo al de un principiante en ese sector, y un largo etcétera que nos supondrán perjuicios y responsabilidades para nosotros y nuestra empresa.

“Salvo en caso de encontrarse en una empresa de bajo riesgo no acepte técnicos generalistas y solicite especialistas en su sector”

7. No se cierra en contrato una Penalización por sustitución del Técnico a voluntad del S.P.A.

Algunos S.P.A´s efectúan constantes cambios de técnicos para poder optimizar rutas y zonas, cosa muy lícita por su parte pero a nosotros cada cambio de técnico nos supone el perjuicio de vuelta a empezar, a informarle del proceso productivo, de la idiosincrasia de la empresa, etc. Pasando un tiempo hasta que este técnico no tiene las riendas de la empresa cogidas. Por tanto podemos decir que el servicio no es eficiente hasta al cabo de unos meses y consiguientemente podemos pactar una compensación por el perjuicio ocasionado ya sea en menos precio hora en ese periodo, en establecer un porcentaje de equivalencia (ej. durante ese periodo por cada hora contractual nos dan 0,5h más de servicio).

8. No se cierra en contrato que la prestación del servicio sea efectuada por dos técnicos (en empresas medianas y grandes)

En esta tipología de empresas, es posible cerrar en contrato que la prestación del servicio será abordada por un técnico titular que asumirá entre el 60 y el 70% de las horas anuales de prestación y otro técnico suplente que asuma el resto hasta llegar al 100% de las horas contractuales.

Esto puede parecer una locura pero nos asegura que dos personas del S.P.A conozcan la empresa y si uno se va de la empresa, está de baja o nos lo cambian por cualquier razón, siempre habrá otro técnico que desde el momento 0 conocerá perfectamente la empresa pudiendo tirar perfectamente de la prestación sin ocasionarnos perjuicio alguno.

9. Exija un Gestor de su cuenta (En empresas medianas y grandes)


 
Es interesante esta figura pues en caso de tener algún conflicto o incidencia, siempre habrá un interlocutor que tras ser plenamente consciente de la situación defenderá su causa dentro del S.P.A, evitando que se “nos paseen” de departamento en departamento sin darnos solución al respecto o dilatando la misma en el tiempo. Solución: Antes de firmar el contrato

• Asegurarnos que está especificado en el contrato las horas de dedicación.

• Asegurarnos que está especificado en el contrato el nº de visitas/año y el nº de horas visita.

• Asegurarnos que está anexo el calendario de visitas cerrado.

• Auditoría de situación antes de iniciar el servicio.

• Asegurarnos que está especificado en el contrato los tiempos de entrega de informes y documentación.

• Contrastar la solvencia del técnico, experto en su sector de actividad.

• Asegurarnos que está especificado en el contrato penalización por sustitución del Técnico a voluntad del S.P.A.

• Cerrar en contrato que la prestación del servicio sea efectuada por dos técnicos (En empresas medianas y grandes).

• Cerrar en contrato que la figura de Gestor de su cuenta (En empresas medianas y grandes).

Xavier Pladevall
Europreven Catalunya