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¿Sabes qué documentación de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) debes solicitar a las empresas contratistas y trabajadores externos que desarrollan su actividad en tus instalaciones? La normativa de prevención de riesgos laborales (PRL) establece la obligación de coordinar, cooperar y vigilar las actividades concurrentes entre diferentes empresas.

Por ello, las empresas contratistas, los trabajadores externos y los equipos de trabajo que operen en tu centro de trabajo deben intercambiar contigo una serie de certificados, evaluaciones de riesgos, documentos e información antes de iniciar cualquier actividad conjunta.

La gestión documental en la Coordinación de Actividades Empresariales genera una gran cantidad de información en el día a día de las empresas. Si no se define correctamente qué documentación intercambiar y qué criterios permiten revisar si es válida y está actualizada, esto puede convertirse en un problema operativo y legal.

Documentación que solicitar en Coordinación de Actividades Empresariales

De forma general, estas son las principales categorías de documentación que debes solicitar para cumplir con la normativa en prevención de riesgos laborales (PRL) y CAE:

Documentación relativa a la empresa

• Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
   
• Contratos laborales.
   
• Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
   
• Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
   
• Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas.
   
• Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas.
   
• Plan de prevención.
   

Documentación de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Industrial

• Instrucciones y normas de prevención de riesgos laborales.
   
• Estudio de seguridad y salud (en obras de construcción).
   
• Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
   
• Plan de seguridad y salud (en obras de construcción).
   
• Plan de emergencia o autoprotección.
   
• Nombramiento del coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto o ejecución.
   
• Libro de subcontratación (en obras de construcción).
   
• Libro de incidencias (en obras de construcción).
   

Documentación a solicitar a los trabajadores externos que acceden a tu centro de trabajo

• Certificado de aptitud médica.
   
• Entrega de equipos de protección individual (EPI).
   
• Acreditación de formación en prevención de riesgos laborales (PRL).
   
• Formación específica en PRL según la actividad desarrollada (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
   
• Entrega de información de riesgos de la tarea y medidas preventivas.
   
• Contrato laboral.
   
• Justificante de alta en la Seguridad Social (para nuevas incorporaciones).
   
• Informe de trabajadores en alta (ITA).
   

¿Por qué es importante revisar la documentación que intercambiamos con los contratistas?

• Evitar incumplimientos legales en prevención de riesgos laborales (PRL): si los documentos de CAE no se revisan adecuadamente, existe el riesgo de que estén incompletos, tengan errores o no cumplan los requisitos legales.
   
• Minimizar los riesgos laborales en actividades concurrentes: la Coordinación de Actividades Empresariales cumple una función clave al garantizar la transmisión de información precisa sobre los procedimientos de trabajo y las medidas de seguridad que se aplican cuando interactúan varias empresas en un mismo centro de trabajo.
   
• Colaborar y mantenerse informado: es fundamental mantener la documentación de CAE actualizada durante todo el tiempo que dure la actividad. Los contratistas deben ser informados de cualquier cambio o evolución de sus obligaciones mientras permanezcan en el centro de trabajo.

En definitiva, la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales no es solo un requisito burocrático: es una herramienta esencial para garantizar la seguridad y salud laboral, cumplir las obligaciones legales y minimizar los riesgos derivados de las actividades concurrentes.

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