Para muchos gerentes, directores de RRHH y prevencionistas, cuando empiezan a trabajar por su cuenta en este tema es todo un reto hacer cambios.

Quizá sabemos que tenemos que empezar a pensar en grande, ser creativos, identificar las oportunidades, afrontar riesgos.
Pero no es lo mismo saber qué es lo que tienes que hacer… que saber cómo hacerlo.

Y así, seguimos trabajando duro y buscando formas de evitar riesgos y crear rutinas.

¿Alguna vez te has visto pensando una y otra vez en como disminuir la accidentabilidad de tu empresa, y sigues con la mente en blanco o sin una solución efectiva?

A menudo, la mejor forma de encontrar una solución creativa es REDEFINIR EL PROBLEMA. Tenemos que salir del problema, mirar la situación en perspectiva y encontrar ideas nuevas.

Porque seguro hay algo que ya sabes que puede ayudarte a solucionar el problema, solo es que no lo tienes en mente ahora mismo.

Por eso quiero poner a tu disposición nuestros más de 25 años de conocimiento apoyando a directivos como tú en la consecución de sus objetivos preventivos y ayudarte a ti en especial a DISMINUIR LA ACCIDENTABILIDAD de tu empresa y a RENTABILIZAR TU INVERSIÓN PREVENTIVA.

Las personas que entienden que son ellas, y sólo ellas, las responsables de su propio éxito son aquéllas que consiguen resultados extraordinarios.
El resto sigue haciendo las cosas como todos las hacen.

Por eso quiero facilitarte un conjunto de medidas que te permitan desde hoy pasar a la acción, y te invito a dedicar unos momentos a pensar en una solución creativa a tu realidad. Cuando la tengas, escríbela en la zona de comentarios!

“Hay errores que cometemos en nuestros puestos de trabajo sin siquiera ser conscientes de que son un error”.

Como todos los problemas, no hay una ÚNICA solución posible… sino varias.

¿Cómo disminuir la accidentabilidad de mi empresa?

Paso 1 – Errores al contratar un S.P.A

Al tomar la decisión de contratar un determinado Servicio de Prevención Ajeno, deberíamos tener en cuenta quien es el mejor compañero de viaje para ayudarnos a conseguir el difícil objetivo de disminuir la acidentabilidad de nuestra empresa de la manera más rentable posible. Y para ello tendremos que tener en cuenta varios conceptos distribuidos en tres fases:

Fase 1- Antes de la contratación

Situación: Dado que la crisis se está alargando más de lo previsto y los S.P.A no están ajenos a esta circunstancia, se da el caso de que muchos de ellos se encuentran en serias dificultades financieras, cuya consecuencia es ERES, EROS e impagos a trabajadores, proveedores, seguridad social y Hacienda.

Afectación: Esto puede afectar a su empresa a usted y a la prestación del servicio pues …

1. Menor prestación de servicio de las horas que ha pagado

Un SPA con menos técnicos y/ o menos jornadas de trabajo, tendrá que cubrir igualmente todos los servicios contratados y ya se sabe “No se pueden cubrir los mismos servicios con menos recursos” eso hace que los técnicos que quedan tengan una sobre saturación de empresas y consiguientemente de carga de trabajo que hará inviable la correcta atención a sus empresas y con ello darle el servicio que usted ha pagado, pues irán sobre saturados.  

2. Menor Flexibilidad del técnico para adaptarse a sus necesidades.

En un SPA que se encuentre en situación de ERE, sus técnicos no podrán adaptarse a sus necesidades de prestación, véase venirle a ver el día y a la hora que a usted le vaya bien, pues al trabajar menos horas y tener que seguir llevando la misma de cartera de clientes ira sobre saturado teniendo que en mayor medida optimizar rutas para poder dar la mayor cobertura en el menor número de horas posibles.

3. Técnicos menos motivados y diligentes con su tarea.

En caso de los impagos sostenidos en el tiempo a trabajadores (como se está dando el caso en el sector), no cabe decir que es posible que su factor anímico y motivacional se vea resentido y con ello su nivel de implicación con su SPA y diligencia con su tarea. 

4. Sustitución del Técnico

Derivado de esos impagos sostenidos es muy lícito que el técnico se busque otro trabajo que le aporte más garantías de estabilidad económica y emocional y consiguientemente abandone su SPA, no quedándole más remedio a este que sustituirle al técnico que le asiste con el consiguiente perjuicio de tiempo, dinero y eficiencia preventiva para usted. Vuelta a empezar, enseñarle el proceso productivo, maquinaria, productos químicos, presentarle a los delegados de prevención y conseguir que confíen en el…. Terrible!!!

5. Valorar tecnológicamente al S.P.A. ¡!!Hay que Trabajar desde la nube!!!

Los avances tecnológicos serán a partir de ahora la palanca vital de los RRHH. Las nuevas herramientas tecnológicas serán la gran oportunidad de las áreas de gestión de personas. Herramientas a bajo coste y con servicios en la nube, que permitirán un abanico de posibilidades: mantener la documentación siempre al día, disponer de datos, gestionar los reconocimientos médicos y descargarse los Aptos médicos, soluciones de aprendizaje continuo en red, trabajo colaborativo y sobre todo disminuir costes de papel, impresión etc. y mejorar el sistema de gestión documental.

La tecnología tiene que ser un acelerador pera la gestión del cambio preventivo “gran reto”.

La tecnología va a permitir cosas inimaginables, y sin duda mejorará la productividad y competitividad.

Solución: Antes de entrar a valorar los presupuestos recibidos.

• Solicite certificado actualizado de estar al corriente de Seguridad Social y de la Hacienda Pública. Estos tienen validez por 6 meses no acepte certificados de más de 2 meses de antigüedad

• Entre en un foro de Prevención y solicite información de esa empresa.

¡Se sorprenderá!

Fase 2 – A la firma del contrato

Partamos de la base que para una prevención efectiva y con ello la reducción de la accidentabilidad de la empresa, cuanta mayor implicación y dedicación por parte de todos, cuanto más trabajemos en equipo el cuerpo directivo, comité de seguridad (si lo hubiese), responsable de prevención, técnicos y médicos del S.P.A, mandos intermedios y trabajadores, más y mejores resultados obtendremos.

Situación: También motivado por la crisis (quiero pensar) hay S.P.A. que ofrecen precios de derribo pues precisan facturar como sea antes de verse evocados al abismo, esto a sabiendas de que no darán el servicio y si lo prestan no a lo que se supondría que tendrían que darle a precio de mercado (que está dependiendo de la zonas entre 45€/h y 55€/h), o conforme a las necesidades de la empresa   Cliente y el marco normativo, jugando con una serie de triquiñuelas que ahora procederé a explicarle.

Afectación: Esto puede afectar a su empresa en menos servicio, y derivado de este déficit de prestación puede incurrir en incumplimiento normativo suponiéndole multas y sanciones por parte de la inspección de trabajo.

Argucias de los SPA:

1. No especificar en el contrato las horas de dedicación.

La mayoría de S.P.A no especifican las horas de dedicación en su contrato y por tanto pueden escatimar horas de servicio, no pudiendo exigirles mayor presencia al no estar acotado este parámetro en el contrato.

Recuerde: Nº Horas =Importe total disciplinas Técnicas / aprox 50€.

2. No especificar en el contrato del total de la horas de dedicación, cuantas se efectuarán en la empresa cliente y estas como se distribuirán (nº de visitas/año y el nº de horas visita).

Para tener un buen servicio cuantas más horas de dedicación efectúe el técnico en su empresa mucho mejor, pues más conocerá la empresa y a sus trabajadores, más integrado estará en ella y más opción de consulta tendrá usted.

Ya hemos comentado a mayoría de S.P.A no especifican las horas de dedicación en su contrato, pero de entre los que lo hacen, muchos no determinan nº de visitas y cuanto tiempo dedicarán en cada visita y por tanto con frecuencia y en el afán de optimizar su ruta del día se presentan sin llamar están un rato y se van a ver a otro cliente.

Por un lado es difícil de controlar el tiempo efectivo trabajado y el ir a salto de mata no le beneficia en nada a usted pues además de distorsionar su jornada al no tener la tarea planificada el índice de ineficiencias es altísimo.

Recuerde no admita una prestación en su empresa  inferior al  70% de las horas del contrato

3.No se anexa al contrato el calendario de visitas cerrado. ¿Cuándo vendrán a visitarme?

Para una prestación eficiente y con ello la consecución de resultados, cuanto más planificada sea la prestación del servicio mucho mejor.

Ej. Una empresa que paga 2.100€ de disciplinas técnicas, supondría 42h de prestación, imaginémonos que se ha pactado que de esas 40h el 70% de esas se efectuarán en casa del cliente es decir 29,5h y en sesiones de 5h. Por tanto a serían 6 sesiones.

Recuerde : Si queremos que nos cundan las horas el servicio debería estar planificado y consiguientemente calentarizado. Solicite calendario de visitas a la firma del contrato.  

Ej: Visita bimensual el primer lunes de casa mes Impar de 8 a 14h

Evidentemente que se podrá cambiar si hay una causa relevante sobrevenida, pero para la eficiencia del proyecto la experiencia nos dice que contra más planificado esté mucho mejor. De lo contrario se cae en una improvisación contante, llegando a tener en algunos casos que reclamar el servicio.

4.No se cierra en contrato una “seudo” Auditoría de situación antes de iniciar el servicio

Frecuentemente al cambiar de S.P.A , el entrante da por mala toda la documentación del anterior técnico y vuelve a iniciar toda la documentación de nuevo, cuando a lo mejor lo hecho está bien y en cambio hay alguna cosa en el tintero más acuciante que no podrá ser abordada hasta otro momento.

Recuerde: Lo principal para conseguir eficiencia en los resultados, y así no incurrir en pérdidas de tiempo duplicidades y otras ineficiencias es solicitar al SPA entrante que efectúe una “seudo” auditoría de situación para ver las carencias que tenemos y en base a estas construir el plan de trabajo.

5.No se cierran en contrato los tiempos de entrega de informes y documentación.

Es frecuente que tras la visita del técnico quede pendiente documentación e informes a entregar ya sea porque no le ha dado tiempo a terminarlos ya sea por que ha efectuado una toma de datos para su posterior confección.

Pero ya sea en un caso u en el otro lo que no puede ser es que los tengamos que perseguir al técnico, reclamándole en varias ocasiones la entrega de los mismos. Pues este saturado de trabajo por sobre carga de empresas y al amparo de cientos de buenas razones nos irá dilatando la entrega.

Recuerde: “Es conveniente pactar un tiempo máximo de entrega en contrato y en caso de incumplimiento unas compensaciones derivadas del mismo.”

Esto prácticamente no lo exige la mayoría de empresas clientes, pero es muy efectivo pues imprimirá seriedad a relación contractual y obligará al técnico del SPA a planificar su trabajo y organizar su gestión del tiempo para no perjudicarnos y asegurándonos disponer de los informes en tiempo y forma.

6.No solicitar un técnico experto en su sector de actividad

Si usted paga por un servicio bien hecho, no consientan que le manden un técnico que no sea experto y por tanto que le justifiquen su experiencia en su sector de actividad (CV y/o entrevista previa) y si no le acaba de convencer solicite cabio de técnico.

Es de conducta generalizada en la mayoría de S.P.A asignar a las empresas clientes técnicos generalistas, en el mejor de los casos muy voluntariosos pero asesoran a empresas de cualquier tipo, no conocen bien equipos, instalaciones, metodologías de trabajo, etc. Digamos que difícilmente pueden asesorarte bien en algo que desconocen, o al menos no conocen mejor que tú. Eso se traduce en que le pueden poner la empresa “patas arriba” efectuando cambios que adolezcan de rigor con el coste y la ineficiencia que eso suponga, con Evaluaciones de riesgos mal hechas o poco precisas, derivado de ello protocolos médicos mal aplicados, formaciones inadecuadas, no nos cundirán las horas contratadas pues no cabe decir que el nivel de resolución de un experto no será el mismo al de un principiante en ese sector, y un largo etcétera que nos supondrán perjuicios y responsabilidades para nosotros y nuestra empresa.

Recuerde: “Salvo en caso de encontrarse en una empresa de bajo riesgo no acepte técnicos generalistas y solicite especialistas en su sector”

7.No se cierra en contrato una Penalización por sustitución del Técnico a voluntad del S.P.A.

Algunos S.P.A´s efectúan constantes cambios de técnicos para poder optimizar rutas y zonas, cosa muy lícita por su parte pero a nosotros cada cambio de técnico nos supone el perjuicio de vuelta a empezar, a informarle del proceso productivo, de la idiosincrasia de la empresa etc. Pasando un tiempo hasta que este técnico no lo tiene las riendas de la empresa cogidas. Por tanto podemos decir que el servicio no es eficiente hasta al cavo de unos meses y consiguientemente podemos pactar una compensación por el perjuicio ocasionado ya sea en menos precio hora en ese periodo, en establecer un porcentaje de equivalencia (ej durante ese periodo por cada hora contractual nos dan 0,5h más de servicio).

8.No se cierra en contrato que la prestación del servicio sea efectuada por dos técnicos (En empresas medianas y grandes)

En esta tipología de empresas es posible cerrar en contrato que la prestación del servicio será abordada por un técnico titular que asumirá entre el 70 y el 60% de las horas anuales de prestación y otro técnico suplente que asuma el resto hasta llegar al 100% de las horas contractuales.

Esto puede parecer una locura pero nos asegura que dos personas del S.P.A conozcan la empresa y si uno se va de la empresa, está de baja o nos lo cambian por cualquier razón, siempre habrá otro técnico que desde el momento 0 conocerá perfectamente la empresa pudiendo tirar perfectamente de la prestación sin ocasionarnos perjuicio alguno.

9.Exija un Gestor de su cuenta (En empresas medianas y grandes)

Es interesante esta figura pues en caso de tener algún conflicto o incidencia, siempre habrá un interlocutor que tras ser plenamente consciente de la situación defenderá su causa dentro del S.P.A, evitando que se “nos paseen” de departamento en departamento sin darnos solución al respecto o dilatando la misma en el tiempo.

Solución: Antes de firmar el contrato

• Asegurarnos que está especificado en el contrato las horas de dedicación.

• Asegurarnos que está especificado en el contrato el nº de visitas/año y el nº de horas visita.

• Asegurarnos que está anexo el calendario de visitas cerrado

• Auditoría de situación antes de iniciar el servicio

• Asegurarnos que está especificado en el contrato los tiempos de entrega de informes y documentación.

• Contrastar la solvencia del técnico, experto en su sector de actividad

• Asegurarnos que está especificado en el contrato penalización por sustitución del Técnico a voluntad del S.P.A.

• Cerrar en contrato que la prestación del servicio sea efectuada por dos técnicos (En empresas medianas y grandes)

• Cerrar en contrato que la figura de Gestor de su cuenta (En empresas medianas y grandes)

Fase 3 – Durante la duración del contrato

Como hemos comentado en el apartado anterior, para la disminución de la accidentabilidad de la empresa todos tenemos que ir a una y el técnico de prevención del S.P.A tiene que implicarse como uno más de nuestra organización, de hecho, para ir bien deberían verlo los trabajadores como una prolongación de la estructura de la empresa y no como un Sr/Sra. Que viene hace su trabajo i se va.

Situación: En bastantes S.P.A. esa implicación por parte del Técnico no existe, limitándose ya sea por exceso de carga de trabajo en base al exagerado nº de empresas asignadas ya sea por sinsabores varios con su S.P.A, u otros motivos, a “hacer papeles” véase informes de cualquier tipo, y no a asesorarle en cómo gestionar la prevención en su empresa. Por supuesto que tendrá que efectuar informes, pero si realmente es profesional su gran activo es su “conocimiento” y este lo debe poner a su disposición para gestionar el tema.

Afectación: La eficiencia pasa por hacer equipo con el técnico de prevención y este ponga todo su conocimiento a su disposición y si no es así difícilmente le bajaran sus cotas de accidentabilidad. Si quiere rentabilizar el importe pagado en concepto de contrato de S.PA

1.No consienta que su técnico se limite a “hacerle papeles”

 Usted paga para que le asesoren y además le hagan papeles

2.No consienta informes “Cortar-pegar”.

Hay muchos S.P.A que le cobrarán muy barato pero su prestación está basada en este recurso, esto supone que toda su documentación no estará adaptada a su realidad y por tanto estaremos incurriendo en una irregularidad pues la ley de PRL nos dice que las medidas correctoras y preventivas a adoptar deben estar adaptadas a la realidad de cada puesto de trabajo.

¡Cuidado ¡ “Lo barato cuesta caro” y en estos casos “muy caro”.

3-No consienta prestaciones de servicio no planificadas.

No consienta que la prestación se la efectúen a salto de mata, exija un calendario de visitas de la anualidad especificando nº visitas / fechas/ horas de visita, tal y como se ha dicho en el apartado anterior Fase 2. Punto 2 

4.Exija todos los informes firmados y sellados

Cualquier informe debe ir firmado y sellado por el técnico que ha efectuado la tarea y en su defecto por su superior jerárquico, responsabilizándose de su trabajo. En caso contrario dicho informe adolecerá de valor frente a la inspección o magistrados.

5.Exija coordinación entre el técnico y el cuerpo médico

Frecuentemente existe descoordinación entre la vigilancia de la salud y los departamentos técnicos. Esto lleva a una diferencia a veces alarmante entre informes de E. Riesgos y los protocolos aplicados en vigilancia de la salud.
Al no haber un buen flujo de comunicación entre médicos y técnicos la consecuencia es que el cuerpo médico no revisa la evaluación de riesgos efectuada y con ello no determina los protocolos médicos exacto a aplicar.

Por tanto, esta revisión médica en contra de lo que indica el marco normativo, no estará adaptada al puesto de trabajo.

No consienta incumplimientos contractuales y si estos ocurren por cualquier causa solicite compensaciones.

Xavier Pladevall